Documentos para comprar um imóvel são os do imóvel, do vendedor e do comprador, com matrícula, certidões, ITBI, escritura e registro.
Os documentos para comprar um imóvel se dividem em três frentes: os do imóvel, os do vendedor e os do comprador. Reunimos aqui o checklist completo, o prazo de validade de cada certidão, o custo do cartório e o que já pode ser resolvido pela internet.
Os documentos para comprar um imóvel são a parte da negociação que ninguém comemora e todo mundo lamenta ter subestimado. O comprador escolhe a unidade, acerta o preço, combina a forma de pagamento e então descobre que a matrícula tem uma penhora averbada, ou que a construção da varanda nunca foi averbada.
Nenhuma dessas surpresas aparece na foto do anúncio.
Este guia organiza a papelada na ordem em que ela aparece na negociação, do primeiro pedido de matrícula ao registro final da escritura. Vale para qualquer cidade do país, e os números de Guarapari entram como referência prática de custo e de prazo.
Quais documentos são necessários para comprar um imóvel?
A compra segura exige três blocos de documentos, e a ausência de qualquer um deles trava o negócio no cartório.
Do imóvel:
- Matrícula atualizada com certidão de ônus reais, emitida pelo cartório de registro de imóveis competente.
- Certidão negativa de tributos municipais, que comprova a inexistência de IPTU em aberto.
- Declaração de quitação de condomínio assinada pelo síndico ou pela administradora.
- Habite-se e averbação da construção, quando o imóvel for novo ou tiver sofrido ampliação.
Do vendedor: documento de identidade, CPF, certidão de estado civil atualizada e certidões pessoais que demonstrem ausência de dívidas capazes de comprometer o negócio.
Do comprador: documento de identidade, CPF, certidão de nascimento ou casamento e, em caso de financiamento, comprovação de renda e de vínculo.
Sobre esse conjunto incidem o ITBI, a escritura pública e o registro. A propriedade só muda de dono no registro da matrícula, conforme o artigo 1.245 do Código Civil. Contrato assinado e chave na mão não transferem imóvel nenhum.
Por que conferir a documentação antes de assinar qualquer coisa?
Porque parte das dívidas de um imóvel acompanha o bem, e não a pessoa que as contraiu. Quem compra sem conferir herda o problema junto com as chaves.
As dívidas que seguem o imóvel
IPTU atrasado e cotas de condomínio em aberto são obrigações que recaem sobre a coisa. O novo proprietário responde por elas mesmo sem ter dado causa, e a discussão com o vendedor vira ação judicial autônoma, não defesa contra a cobrança.
O que a matrícula precisa mostrar
Desde a Lei 13.097/2015, o comprador de boa-fé fica protegido contra atos que não estejam averbados na matrícula. O artigo 54 da lei lista o que precisa constar ali para ser oponível ao adquirente, incluindo citação de ações reais, constrição judicial, indisponibilidade e averbação de ações que possam levar o vendedor à insolvência.
Na prática, isso concentrou a análise em um único documento. A matrícula atualizada deixou de ser uma formalidade e virou o principal instrumento de defesa do comprador.
O que a certidão não mostra
Matrícula limpa não significa imóvel sem problema. Obra não averbada, unidade ocupada por terceiro e passivo condominial recente não aparecem no registro. Por isso a conferência documental caminha junto com a vistoria física, tema que abordamos no guia sobre comprar apartamento em Guarapari.
Quais documentos do imóvel você precisa exigir?
São quatro documentos, e cada um responde a uma pergunta diferente sobre a segurança do negócio.
Matrícula atualizada e certidão de ônus reais
A matrícula é a identidade do imóvel: mostra quem é o proprietário, a descrição da área, a cadeia de transmissões anteriores e todos os gravames averbados. A certidão de ônus reais é a versão dessa matrícula com foco nos encargos, como hipoteca, alienação fiduciária, penhora e usufruto.
Peça sempre a emissão mais recente possível. Tabeliães costumam trabalhar com certidões emitidas há no máximo 30 dias.
Certidão negativa de tributos municipais
Emitida pela prefeitura, comprova que não há IPTU nem taxas municipais em aberto sobre o imóvel. Em Guarapari, a solicitação é feita por processo digital, o mesmo canal usado para o ITBI.
Declaração de quitação condominial
Documento assinado pelo síndico ou pela administradora informando que não há cotas em atraso. Peça também a ata da última assembleia: obras aprovadas e rateios futuros não aparecem na declaração de quitação, mas chegam na sua conta.
Habite-se e averbação da construção
O habite-se atesta que a edificação foi concluída conforme o projeto aprovado. Se a construção não estiver averbada na matrícula, o imóvel existe fisicamente e não juridicamente, o que impede financiamento e reduz liquidez na revenda. É uma pendência comum em casas de praia ampliadas ao longo dos anos.
Quais documentos o comprador precisa reunir?
A lista do comprador é a mais curta, mas o estado civil costuma gerar mais retrabalho do que qualquer outro item.
Documentos pessoais
- Documento oficial de identidade com foto, dentro do prazo de validade.
- CPF em situação regular na Receita Federal.
- Comprovante de residência recente, em geral de até 90 dias.
- Certidão de nascimento, se solteiro, ou de casamento atualizada.
Estado civil e regime de bens
A certidão de casamento precisa ser atualizada, porque é nela que constam averbações de separação, divórcio ou alteração de regime de bens. Casamento em regime de comunhão exige a participação do cônjuge no ato, mesmo que ele não figure como comprador.
União estável formalizada por escritura pública também precisa ser informada ao tabelião.
Quem compra do exterior
Brasileiro que mora fora precisa do CPF com endereço no exterior atualizado e, na maioria dos casos, de procuração pública com poderes específicos. Casamento celebrado fora do país exige transcrição no registro civil brasileiro antes da escritura.
Quais certidões exigir do vendedor?
As certidões do vendedor servem para verificar se ele tem capacidade de vender e se a venda não configura fraude contra credores.
Vendedor pessoa física
- Documento de identidade, CPF e certidão de estado civil atualizada.
- Certidões de feitos ajuizados nas justiças estadual, federal e do trabalho da comarca do imóvel e do domicílio do vendedor.
- Certidão negativa de débitos trabalhistas e certidão conjunta de tributos federais.
A Lei 7.433/1985 determina que o tabelião consigne na escritura a apresentação do comprovante de ITBI e das certidões fiscais e de propriedade e ônus reais. As demais certidões podem ser dispensadas por declaração das partes, o que não significa que seja prudente dispensá-las.
Vendedor pessoa jurídica
Acrescente contrato social atualizado, certidão simplificada da junta comercial, prova de representação de quem assina e certidões negativas federais, estaduais e municipais da empresa.
Imóvel em inventário ou espólio
Exige alvará judicial ou escritura de partilha averbada. Enquanto o inventário não estiver concluído, o inventariante não tem poder para vender sem autorização.
Vai financiar? Quais documentos o banco pede a mais?
O banco repete toda a análise documental por conta própria e acrescenta a checagem da sua capacidade de pagamento. O volume de crédito ajuda: a Abecip registrou R$ 180,9 bilhões em financiamento imobiliário no primeiro semestre de 2026, alta de 23% sobre o mesmo período do ano anterior, conforme balanço divulgado em julho.
Comprovação de renda
Assalariado apresenta holerites e carteira de trabalho. Autônomo e profissional liberal apresentam declaração de imposto de renda com recibo de entrega, extratos bancários e, em alguns casos, decore emitida por contador.
Uso do FGTS
O saldo do FGTS pode entrar como parte do pagamento em imóveis residenciais urbanos que atendam aos critérios do programa, o que exclui a maior parte dos imóveis de alto padrão pelo teto de valor. Confirme o enquadramento antes de contar com esse recurso.
Análise jurídica e avaliação do banco
A instituição faz sua própria avaliação do imóvel e uma análise jurídica da documentação. Esse é o motivo pelo qual financiamento leva de 30 a 60 dias, prazo que o vendedor de cobertura de alto padrão nem sempre aceita esperar.
Quanto valem e quanto custam os documentos da compra?
Certidões costumam valer 30 dias e os custos de cartório e tributo somam de 4% a 6% do valor da transação. Em Guarapari, os números são estes:
- ITBI de 2% sobre a avaliação feita pela Fiscalização de Rendas, e não necessariamente sobre o preço do contrato, conforme a Prefeitura de Guarapari.
- Escritura pública de compra e venda, que na tabela de emolumentos do Espírito Santo de 2026 alcança R$ 9.079,26 na faixa de valor declarado acima de R$ 200.000,01.
- Registro da escritura no cartório de imóveis, cobrado por faixa de valor do título.
- Certidões, guias e reconhecimento de firma, que somam algumas centenas de reais.
O ITBI de Guarapari é solicitado por processo digital e precisa ser recolhido antes da lavratura da escritura. Sem a guia paga, o tabelião não lavra o ato.
Dá para resolver a documentação da compra pela internet?
Boa parte sim. Escritura, procuração e protocolo de registro já funcionam em ambiente eletrônico, e a tendência é de expansão.
Escritura e procuração eletrônicas
Tabelionatos brasileiros lavram escrituras e procurações por videoconferência com assinatura por certificado digital. A plataforma nacional dos cartórios de notas ultrapassou 10 milhões de atos digitais em março de 2026, com recorde de mais de 112 mil atos em um único mês, segundo o Colégio Notarial do Brasil.
Certidões e registro
Matrículas, certidões de ônus e negativas municipais são emitidas online na maior parte das comarcas, e o registro da escritura pode ser protocolado eletronicamente pelo próprio cartório de notas.
O que ainda é trabalho de campo
Vistoria do imóvel, conferência de medidor e leitura da ata de assembleia continuam sendo tarefa presencial. Documento nenhum mostra infiltração no teto da suíte.
Quais falhas de documentação mais atrasam uma compra em Guarapari?
Três problemas concentram a maior parte dos atrasos que vemos na praça, e todos poderiam ser resolvidos antes da proposta.
O primeiro é a construção não averbada. Casas ampliadas e varandas fechadas em imóveis de orla são comuns em uma cidade que saiu de 124.656 habitantes no Censo 2022 para 136.311 na estimativa de 2025 do IBGE Cidades, crescendo mais rápido que a regularização.
O segundo é o espólio não concluído. Imóvel de família que passou de geração em geração sem inventário formal aparece com frequência nos bairros mais antigos.
O terceiro é a certidão vencida. O comprador reúne tudo, o processo demora e as certidões caducam antes da escritura.
Por isso pedimos a documentação no início da negociação e não na véspera do ato. Conferimos a matrícula antes mesmo de apresentar o imóvel ao cliente, prática que adotamos também nos imóveis da Enseada Azul.
Perguntas frequentes sobre documentos para comprar um imóvel
Quais são os documentos necessários para comprar um imóvel?
A documentação de uma compra imobiliária se organiza em três grupos. Do imóvel, exigem-se matrícula atualizada com certidão de ônus reais, certidão negativa de tributos municipais, declaração de quitação condominial e, em construções recentes ou ampliadas, o habite-se com a respectiva averbação na matrícula.
Do vendedor, exigem-se documento de identidade, CPF, certidão de estado civil atualizada e certidões de feitos ajuizados nas justiças estadual, federal e do trabalho, além de documentos societários quando se tratar de pessoa jurídica. Do comprador, exigem-se documento de identidade, CPF regular, comprovante de residência e certidão de nascimento ou de casamento, acrescidos de comprovação de renda e de vínculo empregatício quando houver financiamento bancário. Sobre esse conjunto incidem o recolhimento do ITBI, a lavratura da escritura pública e o registro no cartório de imóveis, etapa que efetivamente transfere a propriedade. O guia sobre comprar apartamento em Guarapari detalha cada uma dessas fases com os prazos praticados na cidade.
Qual é a validade das certidões usadas na compra de um imóvel?
A regra prática adotada por tabeliães e bancos é de 30 dias para a maior parte das certidões, contados da data de emissão. Matrícula atualizada, certidão de ônus reais e certidões de feitos ajuizados costumam seguir esse prazo, ainda que algumas comarcas aceitem documentos emitidos há até 90 dias.
Certidões negativas de tributos federais têm validade própria indicada no corpo do documento, em geral de 180 dias. A declaração de quitação condominial não tem prazo legal, mas administradoras costumam emiti-la com validade curta, porque o saldo muda a cada vencimento. O risco de reunir documentos cedo demais é a caducidade antes da escritura, o que obriga a nova emissão e a novo custo. Por isso convém alinhar o cronograma de coleta ao prazo real de fechamento, especialmente em operações financiadas, cuja análise bancária pode levar de 30 a 60 dias, como explicado no guia sobre cobertura à venda em Guarapari.
O que é a matrícula do imóvel e o que ela precisa mostrar?
A matrícula é o registro individualizado do imóvel no cartório de registro de imóveis competente e funciona como sua identidade jurídica. Nela constam a descrição da área, a localização, a cadeia de proprietários anteriores e todos os atos que afetam o bem, como hipoteca, alienação fiduciária, penhora, usufruto, indisponibilidade e ações judiciais em curso.
Desde a Lei 13.097/2015, que consolidou o princípio da concentração dos atos, o comprador de boa-fé fica protegido contra situações que não tenham sido averbadas ali. Isso deslocou a análise de risco para um documento único e tornou a certidão de matrícula atualizada o principal instrumento de verificação da compra. A leitura deve conferir se a descrição registrada corresponde ao imóvel visitado, se a metragem confere e se eventuais ampliações foram averbadas. Divergências entre a realidade física e o registro impedem financiamento e reduzem liquidez na revenda, questão frequente em casas de praia reformadas ao longo dos anos.
Quais documentos o vendedor precisa apresentar?
O vendedor pessoa física apresenta documento oficial de identidade, CPF e certidão de estado civil atualizada, na qual constam eventuais averbações de divórcio ou alteração de regime de bens. A ela somam-se as certidões pessoais destinadas a verificar se a venda pode configurar fraude contra credores: feitos ajuizados nas justiças estadual, federal e do trabalho, tanto na comarca do imóvel quanto no domicílio do vendedor, certidão negativa de débitos trabalhistas e certidão conjunta de tributos federais.
Quando o vendedor é pessoa jurídica, acrescentam-se contrato social consolidado, certidão simplificada da junta comercial, prova dos poderes de quem assina e certidões negativas nas três esferas. Em imóvel pertencente a espólio, exige-se alvará judicial ou escritura de partilha devidamente averbada, sem os quais o inventariante não tem poder para alienar. Casos de venda por procuração pedem atenção redobrada à extensão e ao prazo dos poderes concedidos ao mandatário, como detalhado no guia sobre imóveis à venda na Enseada Azul.
Quanto custa a escritura e o registro de um imóvel?
Os custos cartorários seguem tabelas estaduais de emolumentos, revistas anualmente, e variam conforme o valor declarado na transação. No Espírito Santo, a tabela de 2026 fixa a escritura pública de compra e venda em R$ 9.079,26 na faixa de valor declarado acima de R$ 200.000,01, valor que se aplica igualmente a imóveis bem mais caros por ser a última faixa da tabela. O registro da escritura no cartório de registro de imóveis é cobrado à parte, também por faixa de valor do título.
Somam-se a esses itens o ITBI, que em Guarapari corresponde a 2% sobre a avaliação realizada pela Fiscalização de Rendas da prefeitura, além de certidões, guias e reconhecimentos de firma. No conjunto, é razoável reservar de 4% a 6% do valor da transação para essas despesas, percentual que cai proporcionalmente à medida que o valor do imóvel sobe, já que a escritura tem teto fixo. Estimativas por tipologia aparecem no guia sobre comprar apartamento frente para o mar.
É possível fazer escritura e registro de imóvel pela internet?
Sim, em boa parte das operações. Desde 2020, tabelionatos brasileiros podem lavrar escrituras públicas e procurações por videoconferência, com assinatura por certificado digital, e o ato eletrônico tem a mesma validade do lavrado presencialmente. A plataforma nacional dos cartórios de notas ultrapassou 10 milhões de atos digitais em março de 2026, indicador da maturidade operacional do sistema.
Certidões de matrícula, de ônus reais e negativas municipais são emitidas online na maior parte das comarcas, e o registro da escritura pode ser protocolado eletronicamente pelo próprio cartório. Em Guarapari, o ITBI é solicitado por processo digital na prefeitura. Permanecem presenciais a vistoria do imóvel, a conferência de medidores e a verificação física de metragem e acabamento, etapas que documento algum substitui e que costumam revelar problemas invisíveis no registro. Compradores que moram em outra cidade ou fora do país costumam delegar essa parte ao corretor, apoiados por tours em vídeo publicados no canal da Meneguz no YouTube.
Fale com a Meneguz antes de assinar a proposta
Documentação bem conferida não deixa a compra mais rápida, deixa a compra segura, e a diferença entre as duas coisas costuma aparecer meses depois da assinatura. Matrícula, certidões do vendedor e situação do condomínio merecem análise antes da proposta, não depois.
Se você está avaliando um imóvel em Guarapari e quer a documentação conferida por quem conhece os cartórios da cidade, fale com a gente no WhatsApp ou pela página de contato.
Meneguz Imóveis. CRECI/ES 6.546-J.
